Polityka prywatności Nord Transport Polska

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Nord Transport Polska (dalej: „Spółka”, „Administrator”) w związku ze świadczeniem usług z zakresu transportu i logistyki na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i poza jej granicami.

1.2. Administratorem danych osobowych jest Nord Transport Polska z siedzibą na terytorium Polski, działająca w branży transportu i logistyki.

1.3. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz krajowymi przepisami o ochronie danych osobowych.

2. Zakres przetwarzanych danych osobowych

2.1. W zależności od rodzaju świadczonych usług oraz formy kontaktu, Spółka może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, firma, NIP, REGON, numer identyfikacyjny przedsiębiorcy,
• dane kontaktowe: adres siedziby, adres korespondencyjny, adres e‑mail, numery telefonów,
• dane dotyczące realizacji umów: dane o zleceniach transportowych, relacjach przewozu, ładunkach, numerach dokumentów przewozowych,
• dane kierowców i przedstawicieli kontrahentów: imię, nazwisko, numer telefonu, e‑mail, ewentualnie numer prawa jazdy lub inne dane wymagane przepisami transportowymi,
• dane rozliczeniowe: numery rachunków bankowych, informacje o płatnościach, historia rozliczeń,
• dane uzyskane w trakcie korespondencji i kontaktu z nami (telefonicznie, mailowo, przez formularze kontaktowe itp.).

2.2. Spółka co do zasady nie przetwarza szczególnych kategorii danych (tzw. danych wrażliwych), chyba że jest to wymagane bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa lub niezbędne do dochodzenia lub obrony roszczeń.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Dane osobowe są przetwarzane przez Administratora w następujących celach:

• zawarcie i realizacja umów transportu, spedycji, magazynowania oraz innych usług logistycznych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• wycena usług, przygotowanie ofert oraz odpowiedź na zapytania kierowane do Spółki (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO),
• prowadzenie rozliczeń finansowych, księgowości oraz wywiązywanie się z obowiązków podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności prawa transportowego, przewozowego, pracy oraz BHP (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• utrzymywanie kontaktów biznesowych z kontrahentami i partnerami, w tym bieżąca obsługa współpracy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• dochodzenie i obrona przed roszczeniami, windykacja należności, zapewnienie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• marketing bezpośredni własnych usług, w tym wysyłka informacji handlowych drogą elektroniczną – w razie potrzeby za odrębną zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a i f RODO),
• zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych, sieci i serwisów wykorzystywanych przez Spółkę (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3.2. W przypadkach, gdy podstawą przetwarzania jest zgoda osoby, której dane dotyczą, zgoda ta może zostać w każdej chwili wycofana, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

4. Źródła pochodzenia danych

4.1. Dane osobowe są pozyskiwane:

• bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, w szczególności podczas zawierania umowy, składania zamówienia, kontaktu telefonicznego, mailowego lub poprzez formularze kontaktowe,
• od podmiotów współpracujących z Administratorem (np. kontrahentów, firm spedycyjnych, pośredników), jeśli jest to niezbędne do realizacji zleceń transportowych lub obsługi współpracy,
• z publicznie dostępnych rejestrów i baz (np. KRS, CEIDG, rejestry podatkowe), w zakresie dopuszczalnym przez prawo.

5. Odbiorcy danych osobowych

5.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podwykonawcom i partnerom współpracującym przy realizacji usług transportowych i logistycznych (np. przewoźnicy, spedytorzy, operatorzy magazynowi),
• dostawcom usług IT, systemów teleinformatycznych, hostingu, poczty elektronicznej oraz narzędzi komunikacji,
• firmom księgowym, doradczym, prawnym i windykacyjnym – w zakresie niezbędnym do realizacji zleconych im usług,
• firmom ubezpieczeniowym i brokerom ubezpieczeniowym,
• operatorom płatności i bankom,
• organom administracji publicznej, sądom, organom ścigania oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

5.2. Dane nie są co do zasady przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy), chyba że jest to konieczne do realizacji konkretnego zlecenia transportowego lub wynika z lokalizacji odbiorcy lub nadawcy ładunku. W takim przypadku przekazanie danych odbywa się z zachowaniem wymogów RODO, w szczególności z wykorzystaniem odpowiednich zabezpieczeń.

6. Okres przechowywania danych

6.1. Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie tak długo, jak wymagają tego obowiązujące przepisy prawa lub jest to konieczne dla zabezpieczenia roszczeń.

6.2. W szczególności dane są przechowywane:

• przez okres trwania umowy oraz do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z tej umowy,
• przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (zazwyczaj do 5 lat od końca roku podatkowego),
• do czasu wycofania zgody – w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody,
• do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, o ile dalsze przetwarzanie nie znajduje innej podstawy prawnej.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

7.1. Osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo:

• dostępu do danych osobowych oraz uzyskania kopii danych,
• sprostowania (poprawienia) danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych w przepisach prawa,
• ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach,
• przenoszenia danych, tj. otrzymania ich w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie i przekazania innemu administratorowi, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego,
• cofnięcia zgody na przetwarzanie danych – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

7.2. W celu realizacji powyższych praw osoba, której dane dotyczą, może skontaktować się z Administratorem za pomocą danych kontaktowych wskazanych przez Spółkę (np. w umowach, korespondencji, na stronie internetowej).

7.3. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

8. Zasady bezpieczeństwa danych

8.1. Nord Transport Polska stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia ochrony przetwarzanych danych osobowych, w szczególności przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub innym naruszeniem.

8.2. Do danych mają dostęp wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora, które zostały przeszkolone w zakresie ochrony danych osobowych i zobowiązane do zachowania poufności.

8.3. Administrator regularnie dokonuje przeglądu stosowanych środków bezpieczeństwa oraz dostosowuje je do aktualnego poziomu ryzyka, wymogów prawnych oraz możliwości technicznych.

9. Pliki cookies i technologie podobne

9.1. Jeżeli Spółka korzysta z serwisu internetowego, może stosować pliki cookies oraz inne podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, dostosowania jej do potrzeb użytkowników, prowadzenia statystyk oraz – za zgodą – w celach marketingowych.

9.2. Szczegółowe informacje na temat stosowania plików cookies mogą zostać uregulowane w odrębnej polityce cookies udostępnianej na stronie internetowej Spółki.

10. Zmiany Polityki prywatności

10.1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zakresu świadczonych usług lub stosowanych technologii.

10.2. Zmieniona wersja Polityki będzie publikowana w sposób przyjęty przez Administratora (np. na stronie internetowej) i stosowana od dnia jej opublikowania, o ile nie wskazano inaczej.

11. Kontakt z Administratorem

11.1. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw osób, których dane dotyczą, można kontaktować się z Nord Transport Polska za pomocą danych kontaktowych udostępnianych przez Spółkę (np. na stronie internetowej, w korespondencji handlowej lub w zawieranych umowach).